23.06.2020

Notfallmanagement – auf das Team kommt es an

Unter dem Begriff betriebliches Notfallmanagement werden sämtliche Maßnahmen zusammengefasst, die im Notfall einem reibungslosen Ablauf der Evakuierung, Personenrettung und Schadensbegrenzung dienen, sowie solche Maßnahmen, die der Prävention von Notfällen dienen.

Alarm

Wenn Sie sich mit Notfallmanagement befassen, kommt es in erster Linie darauf an, Zuständigkeiten eindeutig zu regeln. Achten Sie dabei auf kurze und schnelle Entscheidungswege. Dazu brauchen Sie als Schlüsselpersonen solche Kollegen, die aufgrund ihrer Kenntnisse und Befugnisse rasch die nötigen Entscheidungen treffen können. Hierarchische Aspekte und persönliche Eitelkeiten haben im Notfallmanagement nichts zu suchen.

Wenn Sie in einem Unternehmen oder einer Institution ein Notfallmanagement einführen, dann steht in der Regel das Szenario „Brand“ ganz oben. Im Notfallmanagement spielen jedoch alle denkbaren Szenarien und Kombinationen eine Rolle, für die Sie Maßnahmen vorsehen müssen. Sie müssen sich u.a. mit folgenden Ereignissen auseinandersetzen:

  • Unfällen mit leichtem oder schwerem Personenschaden oder gar mit Todesfolge,
  • Gas- oder Wasserschäden,
  • Freisetzung von gefährlichen Stoffen oder Strahlung,
  • Einbruch oder Amoklauf,
  • Naturkatastrophen wie Hochwasser, Sturm oder Erdbeben,
  • Bombendrohung oder anderen Formen der Erpressung.

Definition Notfallmanagement

Unter dem Begriff Notfallmanagement werden sämtliche Maßnahmen zusammengefasst, die im Notfall einem reibungslosen Ablauf der Evakuierung, Personenrettung und Schadensbegrenzung dienen, sowie solche Maßnahmen, die der Prävention von Notfällen dienen.

Neben einer systematischen Planung der im Notfall einzuhaltenden Schritte beinhaltet ein vollständiges betriebliches Notfallmanagement vor allem präventive und vorbereitende Maßnahmen wie Schulung, Unterweisung und Üben von professionellem Verhalten in Notfall- und Krisensituationen. Grundlage für das Notfallmanagement ist eine ausführliche Risikobewertung für den individuellen Betrieb.

Notfallmanagement – mehr als Evakuierung

Wenn Ihr Notfallmanagement alle Maßnahmen für alle Szenarien abdecken soll, dann muss es mehr sein als eine bloße Evakuierungsplanung. Planen Sie daher unbedingt für folgende drei Schritte:

  1. Maßnahmen, die eine Evakuierung oder andere Erstmaßnahmen einleiten

    • Ereignis feststellen
    • Alarm im Gebäude auslösen
  2. Flankierende Erstmaßnahmen

    • Einsatzkräfte alarmieren
    • Schadensbegrenzung
    • Öffentlichkeit (falls erforderlich) unterrichten
  3. Weitere Maßnahmen je nach Schadensereignis

    • Erste Hilfe leisten
    • ausgelaufene Stoffe zurückhalten
    • Evakuierung

Die Kunst des Notfallmanagements ist es, für unterschiedliche Szenarien Maßnahmenbündel zusammenzustellen und dabei die Einzelmaßnahmen so weit zu standardisieren, dass sie für unterschiedliche Szenarien weitgehend gleich ablaufen.

Vereinbaren Sie eine zentrale Stelle, die bei jedem Schadensfall informiert wird. Das kann der Empfang bzw. der Pförtner sein, aber auch ein Leiter eines Notfall-/Krisenstabes oder ein Geschäftsführer. Diese Person kann die spezifischen Maßnahmen veranlassen. Der Vorteil dieser Regelung: Alle Mitarbeiter müssen sich erst mal nur merken: Egal was passiert, ich rufe beim Empfang bzw. bei Person XY an.

Denken Sie unbedingt an eine Vertretungsregelung für diese Person – auch der Ersatzmann/die Ersatzfrau muss kompetent und in der Lage sein, die ersten Schritte der Alarmierung auszuführen.

Setzen Sie auf Teamarbeit

Ein gut funktionierendes Notfallmanagement im Betrieb lässt sich nicht allein entwickeln. Machen Sie sich das Potenzial der Gruppe zunutze und beziehen Sie alle betroffenen Mitarbeiter mit ein. Geht es um ein Notfallmanagement für einen Standort, an dem mehrere Mieter zusammentreffen, z.B. wenn Auftragnehmer dauerhaft bei Ihnen arbeiten, planen Sie das Notfallmanagement am besten zusammen mit allen Parteien.

Unterscheiden Sie in Ihrem Notfallmanagement zwischen Aufgaben,

  • die jeder erledigen kann oder muss, etwa Alarmierung von Einsatzkräften und interne Weitergabe der Information;
  • die nur ein eingeschränkter Personenkreis der Notfallhelfer tätigen kann und sollte, wie Erste Hilfe zu leisten (Ersthelfer), (Teil-)Verantwortung bei der Evakuierung zu übernehmen (Evakuierungshelfer) oder Arbeiten an elektrischen Anlagen auszuführen (Elektriker);
  • die nur im Team gemanagt werden können, wenn etwa bei außergewöhnlichen Notfallsituationen wie Naturkatastrophen der Einsatz eines Krisenstabs sinnvoll ist;
  • die zwingend durch das Management erledigt werden müssen, wie Meldung des Notfalls an die relevanten Behörden einschließlich des Kontakts zur Staatsanwaltschaft.

Die Organisation im Normalbetrieb ist dafür meistens nicht geeignet, denn schnelles Handeln steht den langen Wegen durch die Instanzen entgegen.

Notfallteam

Unter Notfallhelfern versteht man die Personen, die in einem Notfall aufgrund spezieller Kenntnisse bestimmte Aufgaben übernehmen, z.B.:

Die absolute Anzahl der einzelnen Notfallhelfer spielt nicht die entscheidende Rolle – außer die Anzahl ist gesetzlich vorgeschrieben wie bei Ersthelfern oder Sanitätern. Ansonsten ist es wichtiger, dass Sie in Ihrem Betrieb so viele Personen zusammenbekommen, wie es den Umständen entsprechend angemessen ist. Dies hängt vom Alter, der Erfahrung, der körperlichen Eignung und der Sprache der betroffenen Personen sowie von Ihren betrieblichen Gegebenheiten ab.

Dieses Know-how benötigen Sie

Stellen Sie Notfallhelfer mit ihren unterschiedlichen Schwerpunkten zu einem Notfallteam zusammen. Je nach Größe des Standorts oder Objekts kann es sinnvoll sein, mehrere solcher Teams zu haben, die über folgende Kenntnisse verfügen:

  • Verwendung von Feuerlöschern
  • Erste Hilfe und Herz-Lungen-Reanimation
  • Verfahren zum Abschalten kritischer Anlagen
  • Verfahren zur Rettung von Werten
  • Evakuierungsverfahren, einschließlich Betreuung von Personen an den Sammelstellen
  • Verfahren bei Freisetzung von Chemikalien/Gefahrstoffen
  • Umgang und Verwendung von schwerem Atemschutzgerät
  • Such- und Rettungsverfahren
  • verschiedene Brandlöschtechniken
  • psychologische Betreuung von Betroffenen

Wichtig ist, dass die Notfallhelfer wissen, wann es besser ist, nicht mehr selbst einzugreifen und fremde Hilfe zu holen. Die Anforderungen, die an Notfallhelfer im Ernstfall gestellt werden, sind enorm. Aus diesem Grund kommt nicht jeder in Betracht.

Der ideale Notfallhelfer

  • ist gut ausgebildet, d.h., er verfügt über die in einem bestimmten Notfall notwendigen Kenntnisse,

  • ist aufgrund seiner Persönlichkeit in der Lage, Entscheidungen zu treffen,

  • verströmt einen natürlichen Respekt, ohne zu kommandieren, und

  • wirkt besonnen und beruhigend auf die Umgebung.

Einige der Aufgaben ergeben sich aus den besonderen Kenntnissen der einzelnen Personen. So ist klar, dass man von einem Ersthelfer erwartet, dass er eine medizinische Erstversorgung durchführt. Andere Aufgaben sind nicht selbsterklärend und es ist notwendig, dass Sie diese Aufgaben eindeutig den infrage kommenden Personen zuordnen. Sie kennen Ihre Mannschaft und wissen, wer für welche Aufgaben am besten geeignet ist.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Mitarbeiter für das Notfallmanagement:

  • Sind diese ausreichend über alle Schichten verteilt?

  • Sind diese tatsächlich im Fall eines Notfalls erreichbar (Telefon, Handy, Piepser)?

  • Haben diese Vertreter für Urlaub, Krankheit oder andere Abwesenheit, und ist ihr Einsatz mit dem Schichtplan vereinbar?

Krisenstab

In Fällen extremer Gefahren liegt die komplette Entscheidungskompetenz beim Krisenstab. Es ist seine Aufgabe, sämtliche Maßnahmen operativ zu führen und Informationen nach innen und außen zu koordinieren. Im Einzelnen kann dies umfassen:

  • Schadensbegrenzung sichern
  • Behebung einer Störung sicherstellen
  • Betroffene sach- und zeitgerecht informieren
  • Ruf des Unternehmens/der Einrichtung durch professionellen Umgang mit Sicherheitsproblemen stärken
  • Lernprozess aus Umgang mit Problemen sicherstellen

Nur mit Kompetenzen

Um diese Aufgaben effektiv erfüllen zu können, braucht der Krisenstab besondere Kompetenzen, z.B.:

  • Zugang zu sicherheitsrelevanten Informationen
  • Berechtigung, seine Mitglieder während eines Einsatzes vom Alltagsgeschäft abzuziehen
  • Abschalten von kritischen Anlagen oder Bereichen wie der IT-Infrastruktur nach festgelegten Kriterien
  • Weisungsbefugnis nach festgelegten Kriterien
  • Berechtigung für Informationsbeschaffung nach festgelegten Kriterien
  • Zugang zu allen betroffenen Einrichtungen – Räumlichkeiten und Infrastruktur
  • alleinige Entscheidungsgewalt

Bevor nach festgelegten Kriterien Entscheidungen getroffen werden können, sind diese im Vorfeld festzulegen. Kriterien sind wichtig, um

  • die Arbeitsweise des Krisenstabs nicht zu behindern,
  • Entscheidungshilfen an die Hand zu geben und
  • zu verhindern, dass die Kompetenz des Krisenstabs missbraucht wird. Dies gilt insbesondere für die Informationsbeschaffung. Manche Informationen und Daten sind für den Notfall nicht relevant und haben somit in den Händen des Krisenstabs nichts zu suchen.

Wer dem Krisenstab angehört, hängt von Ihrem Betrieb oder Ihrer Einrichtung ab. Wesentlich ist, dass Sie Menschen einsetzen, die geeignet sind, die oben genannten Aufgaben tatsächlich zu erfüllen. Überlegen Sie, ob Ihnen zu den Beschreibungen der spezifischen Aufgaben passende Personen in Ihrem eigenen Betrieb einfallen:

Tab.: Beispielhafte Zusammensetzung eines Krisenstabs

Funktion
Aufgabe innerhalb des Krisenstabs
Technischer Mitarbeiter
erfasst, analysiert und bewertet alle notwendigen Daten und macht auf dieser Grundlage Lösungsvorschläge, die von den zuständigen Stellen eigenverantwortlich geplant und umgesetzt werden können
Informationsbeauftragter
stellt sicher, dass alle notwendigen Informationen bei einem Einsatz des Krisenstabs in geeigneter Form kommuniziert werden, sodass alle betroffenen Stellen sach- und zeitgerecht informiert sind
Dokumentationsbeauftragter
dokumentiert alle relevanten Schritte, damit der Stand der Arbeiten jederzeit ersichtlich und nachvollziehbar ist
Logistiker
stellt für den Krisenstab alle nötigen Hilfsmittel bereit, damit die beteiligten Personen sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können
Rechtlicher Berater
stellt sicher, dass alle beteiligten Personen die gesetzlichen und institutionellen Rahmenbedingungen einhalten
Personalbeauftragter
achtet darauf, dass die Rechte der Mitarbeiter durch die Maßnahmen des Krisenstabs nicht verletzt werden
Autor: WEKA Redaktion