Fachbeitrag | Organisation und Dokumentation
08.02.2016

Die Gefährdungsbeurteilung psychische Belastungen in Kleinbetrieben

Mit weniger als 30 Fragen zum Ziel: Ziehen Sie für Ihre Gefährdungsbeurteilung psychische Belastungen in Kleinbetrieben folgenden Fragenkatalog zu Hilfe.

© Kuzmik_A/​iStock/​Thinkstock

Psychische Belastungen spiegeln sich in unterschiedlichem Ausmaß ganz besonders wieder in

  • Arbeitsprozessen
  • Tätigkeiten
  • Komplexität von Aufgaben
  • Anforderungen
  • Handlungsspielräumen
  • Ganzheitlichkeit
  • Arbeitsmengen
  • Informationen, Informationsdichte sowie
  • Emotionsarbeit

Die psychische Beanspruchung ist individuell unterschiedlich.

Diese Fragen helfen Ihnen bei der Gefährdungsbeurteilung psychische Belastungen

Um Fehlbelastungen vorzubeugen bzw. zu minimieren, können Sie folgende grundlegende Fragen (ohne Anspruch auf Vollständigkeit) als Handlungshilfe für die Gefährdungsbeurteilung psychische Belastungen (§§ 5,6 ArbSchG) in Kleinbetrieben berücksichtigen:

  1. Haben die Beschäftigten die Möglichkeit, bei der Planung und Einteilung ihrer Arbeit Einfluss zu nehmen?
    Selbstbestimmte Arbeit ist eine wichtige Ressource. Empfehlung: Gestalten Sie Tätigkeiten, die möglichst einige Freiräume bieten.
  2. Finden die Beschäftigen die Anforderungen an ihre Arbeit anspruchsvoll und angemessen?
    Die Anforderungen der Tätigkeit sollten den Fähigkeiten der Beschäftigten entsprechen. Sowohl Unter- als auch Überforderung können langfristig zu negativen Konsequenzen führen.
  3. Können die Beschäftigten die Qualität ihrer Arbeit selbst kontrollieren?
    Für eine kontinuierlich fehlerfreie Arbeit ist es wichtig, Rückmeldungen über Qualität und Menge der Arbeit zu erhalten. Beschäftigte sollten dahingehend qualifiziert werden, ihre Fehler selbst erkennen zu können.
  4. Ist die Arbeitsmenge in der täglichen Regelarbeitszeit zu bewältigen?
    Eine zu hohe Arbeitsmenge erzeugt bei vielen Menschen Zeitdruck oder auch Stress. Kurzfristig ist eine sehr hohe Arbeitsmenge auch mal zu bewältigen, langfristig können negative Konsequenzen in Form von Erkrankungen folgen.
  5. Werden widersprüchliche Anweisungen vermieden?
    Anweisungen sollten klar und nicht widersprüchlich sein.
    Zielkonflikte sollten vermieden werden (z.B. Erledigung eines Arbeitsauftrages vs. Einhaltung von Sicherheitsstandards).
  6. Beinhaltet die Arbeit der Beschäftigten eine Kombination unterschiedlicher Tätigkeiten?
    Der Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben beugt einer vorzeitigen Ermüdung vor.
    Die Kombination verschiedener Tätigkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen ist empfehlenswert.
    Die Tätigkeit sollte möglichst ganzheitlich (Planung, Ausführung, Kontrolle, Rückmeldung) sein, mindestens aber zwei dieser Elemente enthalten. Für viele Beschäftigen, die z.B. ausschließlich ausführend tätig sind, ist der Sinn ihrer Tätigkeit nicht mehr erkennbar. Das wirkt auf Dauer demotivierend. Es wird empfohlen, dass Aufgaben soweit möglich ganzheitlich oder zumindest nicht zu einseitig sein sollten. Die Bedeutung für die Gesamtaufgabe sollte erkennbar sein.
  7. Werden Beschäftigte entsprechend ihrer Qualifikation eingesetzt?
    Die Tätigkeit sollte der Qualifikation entsprechen. So können Über- und Unterforderung vermieden bzw. reduziert werden.
  8. Erhalten die Beschäftigen alle für die Arbeit erforderlichen Informationen?
    Das Fehlen von für die Tätigkeit wichtigen Informationen kann zum Anstieg der Fehlerhäufigkeit oder zu Verlangsamung der Arbeitsgeschwindigkeit führen. Wichtige Ansprechpartner sollten immer erreichbar sein.
  9. Werden unnötige Informationen (z.B. Emailflut) vermieden?
    Viele irrelevante Informationen können zu Überforderungen führen. Regeln für den Umgang mit E-Mails (z.B. Informationen in der Betreffzeile, wer muss ins Anschriftenfeld, wer muss in cc gesetzt werden, welche E-Mails dürfen mit Priorität hoch gesendet werden, etc.) helfen, den aus der Informationsüberflutung entstehenden Stress zu reduzieren bzw. zu vermeiden.
    Dieses sollte schon in Azubi-Projekten bzw. bei beruflichen Neueinsteigern vermittelt werden.
  10. Werden Beschäftige mit Kundenkontakt hinsichtlich emotionalen Belastungen bei der Arbeit ausreichend unterstützt?
    Der Umgang mit schwierigen Kunden kann für Beschäftigte eine besondere Herausforderung sein. Immer freundlich lächeln, auch wenn einem gar nicht danach ist, kann unter Umständen zu sehr negativen Gefühlen führen.
    Beschäftigte sollten hierbei unterstützt werden. Wichtig gerade bei schwierigen Kunden ist die  Rückendeckung durch den Vorgesetzten. Auch Qualifizierungsmaßnahmen zum Umgang mit Kunden können hilfreich sein.
  11. Sind die Arbeitsmittel (z.B. Software) auf die Belange der Arbeit gut zugeschnitten?
    Arbeitsmittel sollten ausreichend verfügbar und der Tätigkeit angemessen sein.
  12. Sind Verantwortungen und Kompetenzen klar abgegrenzt?
    Unklarheiten über die Zuständigkeit oder auch die Verantwortung von Mitarbeitern können u.a. zu Konflikten führen. Dies gilt besonders dann, wenn es um Aufgaben geht, die weniger attraktiv sind.
  13. Bieten sich berufliche Perspektiven für die Beschäftigten?
    Die Möglichkeit, sich beruflich weiterzuentwickeln, wirkt für viele Beschäftigte motivierend. Auch die Mitarbeiterbindung wird so erhöht, was sich auch positiv auf die Zufriedenheit der Beschäftigten auswirken kann.
  14. Sind die Beschäftigten für ihre Tätigkeit ausreichend qualifiziert?
    Mitarbeiter sollten für ihre Tätigkeit ausreichend qualifiziert sein. Eine unzureichende Qualifizierung kann zu Überforderung führen.
    Bei Neuanschaffungen (Maschinen, Software,…) sollten Beschäftigte die Möglichkeit haben, Qualifizierungsmaßnahmen zu besuchen.
  15. Werden Leiharbeitnehmer und Leiharbeitnehmerinnen (wenn vorhanden) gut in die betrieblichen Abläufe integriert?
    Leiharbeitnehmer sollten gut in den betrieblichen Alltag integriert werden. Mangelnde Kenntnis über die betrieblichen Abläufe kann die Unfallwahrscheinlichkeit erhöhen.
  16. Wissen die Beschäftigten zu Arbeitsbeginn, was sie erledigen müssen?
    Die Möglichkeit, die tägliche Arbeit bzw. Arbeitsmenge vorab einschätzen zu können, wirkt häufig entlastend.
  17. Werden Maßnahmen ergriffen, um negative Begleiterscheinungen von Schichtarbeit zu reduzieren?
    Schichtarbeitspläne sollten verschiedene Kriterien erfüllen, um Gesundheitsrisiken zu minimieren. Mangelhaft gestalteter Schichtdienst erhöht die Wahrscheinlichkeit von Unfällen. Durch Übermüdung und Konzentrationsmangel steigt außerdem die Fehlerquote an.
  18. Haben die Beschäftigten ausreichend Zeit, um Erholungspausen zu machen?
    Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, die ihnen zustehende Pause auch einzuhalten. Klar definierte Pausenzeiten sowie Rückzugsmöglichkeiten in Form von Ruhe- bzw. Pausenräumen sollten zur Verfügung gestellt werden.
  19. Ist die Geräuschkulisse bei der Arbeit angemessen?
    Störender Lärm kann zu Stressreaktionen führen. Die Konzentrations- und Kommunikationsfähigkeit wird dadurch behindert.
  20. Ist das Raumklima bei der Arbeit angemessen?
    Ein fehlender Sonnenschutz kann z.B. zu einem ungünstigen Raumklima führen. Konzentrationsschwierigkeiten und Ermüdung können die Folge sein.
  21. Werden visuelle und akustische Störungen bei Konzentrationstätigkeiten vermieden?
    Ungünstige Beleuchtung kann die visuelle Aufnahme von Informationen behindern und die Ermüdung von Beschäftigten fördern.
  22. Kennen die Beschäftigten die Kriterien, nach denen sie beurteilt werden?
    Kriterien für Mitarbeiterbeurteilung sollten bekannt sein. Was wird erwartet, wie kann ich weiterkommen,….?
  23. Bekommen die Beschäftigten zeitnah Rückmeldungen zu den Ergebnissen ihrer Tätigkeit?
    Mitarbeiter sollten regelmäßig Rückmeldungen über die Ergebnisse ihrer Tätigkeiten erhalten. Positive Rückmeldungen im Sinne von Lob und Anerkennung sind für die Zusammenarbeit von Mitarbeiter und Führungskraft besonders wichtig.
  24. Wird den Führungskräften ausreichend Zeit für Führungsaufgaben zur Verfügung gestellt?
    Um Führungsaufgaben wahrnehmen zu können, benötigen Führungskräfte ein angemessenes Zeitfenster. Je mehr Mitarbeitende eine Führungskraft hat, desto mehr Zeit wird für Führungsaufgaben benötigt, z.B. Mitarbeitergespräche oder Rückmeldungen über Arbeitsergebnisse.
  25. Werden Meinungsverschiedenheiten unter Kollegen konstruktiv bearbeitet?
    Konflikte zwischen Mitarbeitern entstehen meist durch widersprüchliche Interessen, Positionskämpfe, Rollenkonflikte oder Statusunterschiede. Durch eine umsichtige Personalpolitik und auch eine gut durchdachte Arbeitsorganisation können Konflikte minimiert werden, z.B. durch die Verteilung von Aufgaben, die Strukturierung von Abläufen, die Bestimmung von Verantwortlichkeiten und Kompetenzen sowie Regelungen für die Zusammenarbeit.
  26. Wird die Kommunikation unter Beschäftigten und zwischen Führungskraft und Mitarbeitern bewusst gefördert?
    Ein regelmäßiger Austausch zwischen Führungskräften und Mitarbeitern hilft Konflikten vorzubeugen und das Arbeitsklima zu verbessern.
  27. Besitzt die Mitarbeiterzufriedenheit / -beteiligung im Unternehmen einen hohen Stellenwert?
    Eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit unterstützt ein positives Betriebsklima. Das erhöht auch die Motivation der Mitarbeiter und kann die psychische Gesundheit fördern. Ein hoher Krankenstand sowie hohe Fluktuation im Unternehmen oder in einer Abteilung können Indikatoren für unzufriedene Mitarbeiter sein.

Wichtig ist, dass sich aus den Gefährdungen, die Sie in der Gefährdungsbeurteilung psychische Belastungen ermittelt haben, auch angemessene Maßnahmen, Umsetzungstermine, Verantwortliche und Wirksamkeitskontrollen in der Dokumentation erkennen lassen.

 

Tipp: Die Checkliste Psychische Belastung gibt Ihnen Anregungen, wie die Arbeitsorganisation aussehen kann und was bei der Gestaltung des Arbeitsplatzes und der Arbeitsaufgaben zu berücksichtigen bzw. zu verbessern ist.

Autor: Stefan Johannsen

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