Compliance - immer wichtiger für Einkauf und Beschaffung

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Der Trend zur zunehmenden Verlagerung von Produktion und Wertschöpfung hin zu geeigneten Lieferanten führt dazu, dass der Anteil des Einkaufsvolumens steigt - nicht selten beträgt er mittlerweile mehr als 50 % in Relation zum Umsatz eines Unternehmens.

Dies hat weitreichende Konsequenzen: Zum einen nimmt die Bedeutung von Einkauf und Beschaffung zu, zum anderen verlagert sich die Verantwortung immer mehr auf die in den Wertschöpfungsprozess integrierten Lieferanten und Sublieferanten. Denn negative Schlagzeilen über Lieferanten, wie z.B. kriminelle Handlungen, hohe Selbstmordraten in der Produktion, Ausbeutung etc., wirken sich unter Umständen auch negativ auf die bestellenden Unternehmen aus.

Die eigene Verantwortung darf daher nicht an den Unternehmensgrenzen haltmachen, sondern muss die übrigen Wertschöpfungspartner einbeziehen. Dies betrifft auch die Realisierung von Compliance-Vorgaben.

Compliance als Ziel

Allgemein bezeichnet Compliance die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien, aber auch freiwilligen Kodizes in Unternehmen. Seinen Ursprung hat Compliance u.a. im Sarbanes-Oxley Act (SOX), einem Gesetz, das in den USA für börsennotierte Aktiengesellschaften gilt.

Was steckt hinter dem SOX?

Der SOX war die Reaktion des Gesetzgebers auf Bilanzfälschung und Manipulation in Unternehmen. Inhalte des SOX sind z.B. die verschärfte Haftung der Geschäftsführung für Bilanzen, die Transparenz von Unternehmensprozessen, eine SOX-konforme IT-Landschaft und Ethikrichtlinien. Auch wenn der SOX fordert, dass Tochtergesellschaften von in den USA börsennotierten Aktiengesellschaften die SOX-Pflichten zu erfüllen haben, sind in Deutschland noch wenig Unternehmen direkt vom SOX betroffen. Dennoch wirkt der SOX durch die dadurch beginnende Compliance-Welle auch auf Deutschland.

Für die Unternehmensführung, aber auch für jeden Funktionsbereich ergeben sich konkrete Anforderungen und Herausforderungen. Art und Formulierung dieser Anforderungen sind meistens nicht neu - neu ist die Konsequenz der Umsetzung und der Kontrolle der Compliance.

Compliance in der Beschaffung immer wichtiger

Daher verwundert es nicht, dass Compliance auch in Beschaffung und Einkauf als aktuell und zukünftig wichtiges Thema immer mehr diskutiert wird. Vor diesem Hintergrund wird im Beitrag geklärt,

• was unter Compliance allgemein zu verstehen ist,
• welche konkreten Anforderungen sich aus Compliance für Einkauf und Beschaffung ergeben,
• wie die Umsetzung dieser Anforderungen erfolgen kann und
• wie die Kontrolle dieser Anforderungen realisiert werden kann.
  

Compliance - was steckt dahinter?

Allgemein bezeichnet das Wort "Compliance", das aus dem Englischen stammt und für "Befolgung" steht, Regelkonformität. Je nach fachlicher Ausrichtung bedeutet Compliance demnach die Einhaltung von Verhaltensmaßregeln, Vorgaben und Richtlinien durch den Patienten in der Medizin, die Einhaltung von Verhaltensmaßregeln, Gesetzen und Richtlinien im IT-Bereich (IT-Compliance), die Bezeichnung eines Regelwerks in der Agrarpolitik (Cross Compliance) oder auch die Einhaltung von Verhaltensmaßregeln, Gesetzen, Richtlinien und Kodizes durch Unternehmen (BWL-Compliance).

Was bedeutet Compliance konkret?

Konkret bedeutet Compliance die Gesamtheit aller zumutbaren organisatorischen, technischen, personellen und rechtlichen Maßnahmen, die das regelkonforme Verhalten eines Unternehmens, seiner Organisationsmitglieder und seiner Mitarbeiter im Hinblick auf alle relevanten gesetzlichen Bestimmungen und Verbote begründen. Darüber hinaus besteht ein weiteres Ziel darin, die Übereinstimmung des unternehmerischen Handelns mit gesellschaftlichen Richtlinien und Wertvorstellungen zu realisieren.

Was bedeutet Compliance für Einkauf und Beschaffung?

In der Konsequenz bedeutet dies für Einkauf und Beschaffung die Realisierung aller relevanten Maßnahmen, um die Einhaltung der Gesetze und Regeln aus der Sicht von Beschaffung und Einkauf sicherzustellen. Dies bezieht sich nicht nur auf das eigene Unternehmen und die eigenen Funktionsbereiche, sondern zunehmend auch auf diejenigen Unternehmen, die in den Wertschöpfungsprozess aktiv als Lieferanten eingebunden werden.

Zunehmend geraten Unternehmen wegen Korruption, Kinder- und Zwangsarbeit, Kartellabsprachen und anderen Gesetzesverstößen partiell in die Schlagzeilen. Eine enge Zusammenarbeit mit derartigen Unternehmen kann dem eigenen Unternehmen erheblich schaden, auch wenn dieses für die unternehmensinterne Einhaltung von Compliance weitreichend Sorge trägt.

Warum Compliance?

Mit der Realisierung von Compliance-Maßnahmen lassen sich mehrere Ziele verfolgen:

• Risikominimierung

Je geringer die Gefahr einer Negativberichterstattung ist, desto geringer ist das Risiko eines rufschädigenden Imageverlusts, desto weniger gegensteuernde Maßnahmen sind erforderlich und desto weniger Ressourcen und Kosten müssen für die Realisierung gegensteuernder Maßnahmen aufgebracht werden.

• Haftungsvermeidung

Compliance zielt letztlich auch auf die Haftungsvermeidung hinsichtlich Unternehmen, Geschäftsleitung, Management und Mitarbeitern. Denn werden bestimmte Regeln, Gesetze, Pflichten und Richtlinien nicht eingehalten bzw. wird nicht dafür gesorgt, dass diese Regeln und Gesetze eingehalten werden, kann es zu unangenehmen Strafen bis hin zu Haft kommen.

• Vermeidung von Kosten

Der primäre wirtschaftliche Nutzen besteht in der Vermeidung von Kosten, v.a. durch Schäden, Strafzahlungen, notwendige Maßnahmen oder Imageschäden. Je mehr übergreifende Regeln und Kontrollmechanismen installiert und optimiert werden und je weniger gegensteuernde Maßnahmen erforderlich sind, desto höher ist letztlich die realisierbare Produktivität der Prozesse und desto geringer sind Überwachungs- und Anpassungskosten.

• Effektivitätssteigerung

Je mehr sich die Unternehmen auf ihre Kernkompetenzen und ihre Kunden konzentrieren können und je geringer eventuelle Auswirkungen von Imageproblemen oder geschäftsschädigenden Prozessen sind, desto eher lässt sich die Effektivität in Unternehmen steigern und die Wettbewerbsfähigkeit erhöhen.

• Präventivschutz

Compliance-Maßnahmen können Unternehmen präventiv vor Fehlverhalten bewahren, das auf Unwissenheit oder Fahrlässigkeit beruht, denn letztlich können sich Unternehmen nur beschränkt gegen Compliance-Schäden schützen. Es ist aber Pflicht der Unternehmensleitungen, alle erforderlichen Maßnahmen dagegen zu veranlassen. Ansonsten können sie persönlich haftbar gemacht werden.

Compliance in der Praxis

Die meisten Großunternehmen haben eigene Abteilungen und Compliance Manager, die die Einhaltung der Vorgaben überwachen. In kleinen und mittelständischen Unternehmen ist meist der Geschäftsführer selbst für die Einhaltung der Regeln verantwortlich. Die unternehmensübergreifende konkrete Umsetzung erfolgt meist in vier Schritten:

1. Identifikation der relevanten Risiken
   
2. internes Informationssystem
   
3. internes und externes Kommunikationssystem
   
4. internes Kontrollsystem
   

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